Cada diciembre, la mayoría de las empresas medianas peruanas hace lo mismo: espera a que termine el año, cierra los libros en enero y descubre en marzo, cuando el contador arma la declaración jurada anual, todo lo que quedó sin resolver. Gastos sin el sustento que la ley exige, provisiones que nadie calculó, un pago a cuenta que se pudo reducir meses atrás y no se hizo. Para entonces, ya no hay nada que optimizar. Solo queda declarar lo que ocurrió y pagar lo que corresponda, sin margen de maniobra.
El cierre fiscal no es un trámite que ocurre solo una vez que termina el ejercicio. Es un proceso que empieza antes del 31 de diciembre, precisamente porque casi todas las decisiones que reducen el impuesto a pagar o evitan una contingencia con SUNAT solo se pueden tomar mientras el ejercicio sigue abierto. Una vez que el año cierra, la empresa deja de tener margen para actuar y pasa a tener solo margen para declarar.
Este artículo reúne las siete acciones que toda empresa mediana peruana debería ejecutar antes de que termine el año, en el orden en que conviene revisarlas.
DATO: Una parte significativa de los reparos tributarios que SUNAT identifica en las fiscalizaciones de empresas medianas corresponde a gastos que sí ocurrieron, pero que se dedujeron sin el sustento documentario completo, y a provisiones que se calcularon de forma incorrecta o que no se registraron en el período que correspondía. Ambos problemas se originan en decisiones que se pudieron corregir antes del cierre del ejercicio, y que después de esa fecha ya no tienen solución preventiva, solo correctiva.
1. Revisar las provisiones de beneficios sociales pendientes
CTS, gratificaciones, vacaciones y la participación de los trabajadores en las utilidades, cuando corresponde, deben estar provisionadas correctamente al cierre del ejercicio, con el cálculo exacto de lo que se ha devengado hasta el 31 de diciembre para cada trabajador. Una provisión mal calculada, ya sea por defecto o por exceso, distorsiona tanto el resultado del ejercicio como la base sobre la que se calcula el Impuesto a la Renta.
El error más frecuente en esta revisión es dejar fuera de la provisión a trabajadores que ingresaron o cambiaron de remuneración durante el año, porque el cálculo se hace sobre una planilla de referencia desactualizada. Antes del cierre, conviene cruzar la provisión contra la planilla real de diciembre, trabajador por trabajador.
2. Verificar el saldo de los pagos a cuenta del Impuesto a la Renta
Los pagos a cuenta mensuales se calculan con un coeficiente que, para la mayoría de las empresas, se determina con la información del ejercicio anterior. Si la utilidad de la empresa cambió de forma significativa durante el año, ya sea porque bajó o porque subió, ese coeficiente puede estar generando pagos a cuenta que no corresponden a la realidad del ejercicio actual.
Antes de que termine el año es el momento de proyectar el resultado tributario del ejercicio completo y comparar esa proyección contra el total de pagos a cuenta ya realizados. Esa comparación revela si la empresa va a terminar el año con un saldo a favor considerable, que pudo evitarse ajustando el coeficiente en su momento, o si, por el contrario, va a tener que hacer un pago fuerte en marzo que se pudo distribuir mejor a lo largo del año.
3. Identificar los gastos que todavía no tienen el sustento documentario completo
No basta con que un gasto sea real y esté relacionado con el negocio para que sea deducible. SUNAT exige que el comprobante de pago cumpla con los requisitos formales, que el gasto cumpla con el principio de causalidad, y que ciertos tipos de gasto, como los de representación o los viáticos, tengan el sustento adicional que la norma exige para cada caso.
Antes del cierre, es el momento de revisar el detalle de gastos del año y separar los que todavía no tienen su sustento completo. Para muchos de ellos, todavía hay tiempo de conseguir el documento que falta, la lista de participantes de un evento, el contrato que respalda un servicio de la matriz, o la corrección de un comprobante mal emitido. Una vez que el ejercicio cierra, esa posibilidad de completar el sustento se reduce considerablemente.
4. Revisar las cuentas por cobrar y evaluar la provisión de cobranza dudosa
Las cuentas por cobrar que tienen una antigüedad considerable y para las que existe evidencia de dificultad de cobro pueden calificar para una provisión de cobranza dudosa, que sí tiene efecto tributario cuando se cumplen los requisitos que la norma establece. Revisar esa cartera antes del cierre permite identificar qué facturas califican, documentar la gestión de cobranza realizada, y registrar la provisión en el ejercicio que corresponde.
Dejar esta revisión para después del cierre significa, en la práctica, perder la oportunidad de aplicar la provisión en el ejercicio en que realmente correspondía.
5. Confirmar que las operaciones con partes vinculadas están documentadas
Si la empresa tiene operaciones con partes vinculadas, ya sea una matriz en el extranjero, una empresa relacionada en Perú o accionistas que también son proveedores o clientes, esas operaciones necesitan estar sustentadas según los requisitos de precios de transferencia que apliquen al volumen y al tipo de transacción. Antes del cierre es el momento de verificar que la documentación de esas operaciones esté completa, y no en marzo, cuando ya no hay tiempo de corregir cómo se registró una transacción que ocurrió meses atrás.
6. Proyectar el resultado tributario del ejercicio completo
Con la información de los primeros meses del año y una proyección razonable de lo que falta, es posible estimar el resultado tributario completo del ejercicio antes de que termine. Esa proyección es la que permite responder, con tiempo, la pregunta que en marzo ya no tiene margen de acción: ¿el Impuesto a la Renta que la empresa va a declarar es razonable frente al resultado del negocio, o hay algo que conviene revisar antes de que el año cierre?
7. Definir el cronograma de cierre con el equipo contable
El cierre de un ejercicio no es un evento que ocurre en un solo día. Es un proceso con varias tareas que dependen unas de otras, y que necesita un cronograma claro entre la empresa y su equipo contable, ya sea interno o externo: cuándo se entrega la información final de diciembre, cuándo se concilian las cuentas, cuándo se calculan las provisiones finales, y cuándo queda lista la información para la declaración jurada anual.
Definir ese cronograma antes de que termine el año, y no cuando ya empezó enero, es lo que permite que el cierre se haga con el tiempo suficiente para revisar cada punto de esta lista, en lugar de hacerlo bajo la presión de una fecha límite que ya está encima.
CASO: Una empresa de servicios profesionales en Lima llegó a diciembre sin haber revisado su coeficiente de pagos a cuenta durante todo el año, a pesar de que su utilidad había crecido de forma importante respecto al ejercicio anterior. Al proyectar el resultado del ejercicio en la tercera semana de diciembre, el equipo contable identificó que el saldo a favor del Impuesto a la Renta que se generaría al cierre del año era considerablemente mayor al que la empresa esperaba, dinero que iba a quedar inmovilizado como crédito hasta la siguiente declaración anual en lugar de estar disponible para la operación. La misma revisión identificó S/ 18,400 en gastos de representación sin la lista de participantes correspondiente, que todavía era posible reconstruir contactando a los asistentes de los eventos comerciales del año. Completar esa revisión antes del cierre evitó un reparo tributario sobre esos gastos y permitió a la empresa entender con anticipación su posición de caja real para el primer trimestre del año siguiente.
Para cerrar: el cierre fiscal se prepara en diciembre, no se declara en marzo
La diferencia entre una empresa que llega a la declaración jurada anual con tranquilidad y una que llega con sorpresas no está en la calidad de su contador en marzo. Está en si alguien revisó, antes del 31 de diciembre, las siete acciones de esta lista mientras todavía había margen para corregir lo que hiciera falta.
En Adriazola Consulting acompañamos el cierre fiscal de fin de año de empresas medianas peruanas: revisión de provisiones, ajuste de pagos a cuenta, verificación de sustento documentario de gastos, y proyección del Impuesto a la Renta antes de que el ejercicio cierre. Agenda tu diagnóstico de cierre fiscal hoy y llega a marzo sin sorpresas.
Nota: Este artículo tiene fines informativos y de orientación empresarial. Para una evaluación personalizada del cierre fiscal de tu empresa, consulta con un especialista en outsourcing contable.
