El transporte y la movilidad son categorías de gasto presentes en casi todas las empresas medianas peruanas, y también son categorías donde los errores de deducción son frecuentes, costosos y completamente evitables. Una movilidad pagada sin planilla de sustento no es deducible aunque el viaje haya ocurrido. Un Uber tomado por un ejecutivo para visitar un cliente no es deducible si no tiene el respaldo correcto. El transporte de un vehículo de la empresa usado también para fines personales tiene restricciones de deducción que muchas empresas no aplican. Y los gastos de transporte de carga tienen requisitos documentarios específicos que van más allá del comprobante de pago. Este artículo ordena cada categoría, sus límites y su documentación requerida para que la empresa deduzca lo que legalmente puede deducir, sin riesgo de reparos en una fiscalización.
📊 DATO: En nuestra experiencia con diagnósticos tributarios a empresas medianas peruanas, los gastos de transporte y movilidad representan en promedio entre el 3% y el 8% de los gastos operativos totales. Sin embargo, el 65% de las empresas que los registra no tiene una política de documentación que cumpla todos los requisitos de SUNAT. En una fiscalización, los gastos de movilidad son frecuentemente uno de los primeros conceptos que SUNAT cuestiona porque son visibles, frecuentes y difíciles de documentar retroactivamente. El reparo promedio por gastos de transporte y movilidad mal sustentados en empresas medianas oscila entre S/ 6,000 y S/ 28,000 dependiendo del volumen y los períodos revisados.
Las categorías de gastos de transporte que reconoce la normativa peruana
La normativa tributaria peruana no trata todos los gastos de transporte de la misma forma. Cada categoría tiene sus propias reglas de deducibilidad, sus propios límites y sus propios requisitos de documentación. Entender esas diferencias es el primer paso para deducir correctamente.
Las categorías principales son cinco: movilidad del personal, transporte en aplicaciones digitales, vehículos propios de la empresa, transporte de carga, y gastos de viaje por comisión de servicios. Cada una se analiza por separado porque confundirlas es precisamente el origen de los errores más frecuentes.
Categoría 1: Movilidad del personal con planilla
La movilidad del personal es el gasto de transporte que la empresa asume para que sus trabajadores puedan desplazarse en el ejercicio de sus funciones. Puede ser un monto fijo diario entregado en efectivo, un vale de taxi, o el costo de un servicio de transporte contratado para el personal.
La normativa tributaria peruana establece que estos gastos son deducibles siempre que estén sustentados con la planilla de movilidad correspondiente. Esa planilla no es un formato oficial de SUNAT, sino un registro interno que la empresa debe mantener con la información mínima que la normativa exige.
La planilla de movilidad debe incluir, para cada desplazamiento: la fecha del viaje, el nombre del trabajador que realizó el desplazamiento, el origen y destino del viaje, el motivo del viaje en términos de su vinculación con las funciones del trabajador, y el monto entregado o pagado.
Cada entrada en la planilla de movilidad debe estar firmada por el trabajador como constancia de haber recibido o usado el monto correspondiente. Sin esa firma, la planilla no cumple los requisitos mínimos de sustento que SUNAT exige.
El límite de deducción para las movilidades sustentadas únicamente con planilla, es decir sin comprobante de pago del servicio de transporte, es el 4% de la Remuneración Mínima Vital diaria por día de trabajo de cada trabajador. Con la RMV en S/ 1,025 en 2026, ese límite es de S/ 41 diarios por trabajador.
Las movilidades que excedan ese límite diario deben estar sustentadas con comprobante de pago del servicio de transporte, no solo con planilla, para ser deducibles en el exceso.
💡 EL ERROR DE PLANILLA MÁS FRECUENTE Y MÁS FÁCIL DE PREVENIR: Registrar la movilidad en la planilla con la descripción «viaje de trabajo» o «visita a cliente» sin especificar el origen, el destino y el propósito específico. Esa descripción genérica no cumple el requisito de sustento que SUNAT exige. Una descripción correcta sería: «Traslado desde oficina Miraflores a sede cliente Corporación XYZ en San Isidro para reunión de seguimiento de contrato.» Esa especificidad, que toma diez segundos más en escribir, hace la diferencia entre un gasto deducible y uno que SUNAT desconoce.
Categoría 2: Transporte en aplicaciones digitales
Uber, InDrive, Cabify y similares son medios de transporte que el personal de las empresas medianas peruanas usa con frecuencia para desplazamientos de trabajo. Y son también la categoría de gasto de transporte con mayor confusión sobre cómo deducirlos correctamente.
El problema principal es que las aplicaciones de transporte emiten sus comprobantes a nombre del usuario de la aplicación, que generalmente es la persona natural que tiene la cuenta, no la empresa. Una factura de Uber a nombre del gerente general, aunque el viaje haya sido por motivos de trabajo, no es un comprobante válido para sustentar el gasto de la empresa.
Para que los gastos en aplicaciones de transporte sean deducibles para la empresa, deben cumplirse tres condiciones simultáneamente.
La primera es que la cuenta de la aplicación esté registrada a nombre de la empresa, con el RUC de la empresa como dato de facturación. Uber, InDrive y Cabify permiten cuentas corporativas que emiten comprobantes a nombre de la empresa. Esas cuentas corporativas son la única forma de obtener comprobantes válidos para la empresa en estas plataformas.
La segunda es que el viaje tenga vinculación documentada con una actividad laboral específica. El historial de viajes de la plataforma, que muestra origen, destino y hora, puede servir como soporte adicional, pero no reemplaza la necesidad de documentar el propósito del viaje.
La tercera es que el comprobante sea una factura electrónica a nombre de la empresa, con el RUC de la empresa como receptor. Las plataformas de transporte que solo emiten boletas o comprobantes a nombre de la persona natural no permiten la deducción del gasto para la empresa.
⚠️ EL RIESGO ACUMULADO QUE POCOS MIDEN: Si cinco ejecutivos de una empresa usan Uber para desplazamientos de trabajo con sus cuentas personales y la empresa les reembolsa esos gastos basándose en capturas de pantalla de la aplicación, la empresa está deduciendo gastos sin comprobantes válidos. Ese error, multiplicado por doce meses, puede representar un monto significativo de gastos no deducibles que SUNAT identifica en una fiscalización. La solución correcta es implementar cuentas corporativas para las plataformas de transporte que el equipo usa con frecuencia, eliminando el problema de raíz.
Categoría 3: Vehículos propios o arrendados de la empresa
Los gastos relacionados con vehículos de la empresa, ya sea propios o arrendados, tienen un tratamiento tributario específico que depende del tipo de vehículo y del uso que se le da.
Para vehículos de las categorías A2, A3 y A4, es decir vehículos de uso mixto o de pasajeros que no son de transporte público, los gastos de mantenimiento, reparación, combustible, seguros y depreciación tienen un límite de deducción. Solo son deducibles cuando son estrictamente indispensables para la actividad gravada o cuando son asignados a actividades de dirección, representación o administración de la empresa.
El número máximo de vehículos de esas categorías cuyos gastos son deducibles depende de los ingresos netos de la empresa y está definido en la normativa mediante una tabla específica. Una empresa con ingresos netos de hasta 3,200 UIT puede deducir gastos de hasta un vehículo. Una empresa con ingresos entre 3,200 y 16,100 UIT puede deducir gastos de hasta dos vehículos. A mayor nivel de ingresos, mayor cantidad de vehículos permitidos, con un máximo de cinco.
El error más frecuente en esta categoría es deducir los gastos de todos los vehículos de la empresa sin verificar si el número supera el máximo permitido para el nivel de ingresos, y sin documentar que los vehículos cuyas gastos se deducen están efectivamente asignados a actividades de dirección o administración.
Un vehículo usado por el personal operativo para transporte de carga o para servicio de campo no está sujeto a esas restricciones, porque su uso está directamente vinculado a la generación de ingresos gravados. Pero esa vinculación debe estar documentada.
Categoría 4: Transporte de carga con guía de remisión
El transporte de bienes de la empresa, ya sea entre sus propias instalaciones, hacia clientes o desde proveedores, genera gastos que son plenamente deducibles cuando están correctamente documentados. Y la documentación correcta en este caso es más exigente que en otras categorías de transporte.
Todo traslado de bienes debe estar acompañado de la Guía de Remisión correspondiente, ya sea la Guía de Remisión Remitente cuando la empresa que envía los bienes los transporta con sus propios recursos, o la Guía de Remisión Transportista cuando contrata a un tercero para el transporte.
La Guía de Remisión debe incluir la dirección del punto de partida, la dirección del punto de llegada, la descripción y cantidad de los bienes transportados, el número de RUC y datos del transportista si aplica, y la fecha y hora estimada de inicio del traslado.
Cuando el transporte de carga se hace con una empresa de transporte, el gasto debe sustentarse con la factura electrónica del transportista más la Guía de Remisión Transportista. Sin la Guía de Remisión, la factura del transportista puede ser cuestionada por SUNAT como un gasto sin sustento suficiente de que el servicio efectivamente se prestó.
Las empresas que tienen almacenes en diferentes ubicaciones o que hacen despachos frecuentes a clientes deben tener un proceso formalizado de emisión de guías de remisión para cada traslado, sin excepción. La práctica de hacer traslados sin guía porque son pequeños o porque son entre instalaciones propias genera una exposición tributaria que se acumula con cada traslado no documentado.
Categoría 5: Gastos de viaje por comisión de servicios
Cuando un empleado viaja fuera de su lugar habitual de trabajo para realizar actividades en nombre de la empresa, ya sea a otra ciudad o al exterior, los gastos de transporte, alojamiento y viáticos de ese viaje son deducibles con condiciones específicas.
Los gastos de transporte del viaje, ya sea pasaje aéreo, terrestre o fluvial, son deducibles con el comprobante correspondiente. Para pasajes aéreos nacionales, el comprobante es la factura electrónica de la aerolínea o de la agencia de viajes. Para pasajes internacionales, aplican reglas adicionales de sustento.
Los viáticos, que incluyen alimentación y movilidad local en el destino del viaje, tienen un límite de deducción que varía según el destino. Para viajes al interior del país, el límite diario es el doble del monto que el gobierno central concede a sus funcionarios, que se actualiza periódicamente. Para viajes al exterior, el límite depende del país de destino según la escala establecida en el Decreto Supremo correspondiente.
El sustento de los gastos de viaje requiere la orden de comisión o el documento interno que acredita que el viaje fue por motivos de trabajo, el comprobante del transporte, los comprobantes de alojamiento y los comprobantes de los gastos de alimentación y movilidad local en el destino.
Cómo diseñar la política de transporte y movilidad
Una política bien diseñada cubre cuatro elementos que juntos eliminan la mayoría de los errores frecuentes.
Elemento 1: Clasificación de cada tipo de gasto con su proceso de sustento. La política debe especificar para cada tipo de gasto de transporte que la empresa genera, qué documentación es obligatoria antes de registrarlo en contabilidad. Esa clasificación elimina la ambigüedad sobre qué documentos se necesitan en cada caso.
Elemento 2: Formato estandarizado de planilla de movilidad. La política debe incluir el formato exacto de planilla de movilidad que los trabajadores deben completar para los gastos de movilidad diaria, con todos los campos que SUNAT puede requerir: fecha, trabajador, origen, destino, motivo y monto. Ese formato, disponible en papel o en formato digital, hace que completar la planilla correctamente sea el camino de menor resistencia para el trabajador.
Elemento 3: Proceso para gastos en aplicaciones de transporte. La política debe establecer que los gastos en Uber, InDrive y similares solo son deducibles cuando se realizan con la cuenta corporativa de la empresa, y que el reembolso de gastos en cuentas personales no es deducible como gasto de la empresa. Esa regla, comunicada claramente al equipo, elimina la acumulación de gastos sin comprobante válido.
Elemento 4: Control mensual de límites por categoría. El área contable debe revisar mensualmente si los gastos de movilidad con planilla están dentro del límite del 4% de la RMV diaria por trabajador, si los vehículos cuyos gastos se deducen están dentro del número máximo permitido para el nivel de ingresos de la empresa, y si los viáticos de viaje están dentro de los límites legales para cada destino. Ese control mensual, documentado, es la evidencia de que la empresa gestiona activamente el cumplimiento de los límites tributarios.
📖 CASO CON NÚMEROS REALES: Una empresa de servicios de ingeniería en Lima, con un equipo de 12 técnicos de campo que se desplazan diariamente a obras en diferentes distritos, tenía registrados S/ 78,000 anuales en gastos de movilidad. Al revisar la documentación, el diagnóstico con Adriazola Consulting encontró tres problemas simultáneos. Las planillas de movilidad de ocho técnicos no tenían especificación de origen y destino, solo la descripción «visita a obra», lo que no cumplía el requisito de sustento de SUNAT. Los gastos de dos técnicos superaban el límite del 4% de la RMV diaria sin tener comprobantes adicionales que sustentaran el exceso. Y S/ 12,400 en gastos de Uber correspondían a reembolsos de cuentas personales de los ejecutivos, sin comprobante a nombre de la empresa. El monto en riesgo de ser desconocido por SUNAT era de S/ 31,600, con un Impuesto a la Renta potencialmente adicional de S/ 9,322 más multas e intereses. Después de implementar la política de transporte con el formato de planilla correcto y las cuentas corporativas de Uber, en el año siguiente el 100% de los gastos de movilidad tenía documentación completa y dentro de los límites legales. El monto deducible pasó de S/ 46,400 en riesgo a S/ 78,000 completamente sustentados.
La regla que resume toda la política
Cada sol de gasto de transporte y movilidad que la empresa quiera deducir debe poder responder afirmativamente a tres preguntas en el momento de ocurrir, no semanas después.
¿Existe el comprobante correcto a nombre de la empresa o la planilla de movilidad con todos los campos requeridos? ¿Está documentado el propósito laboral específico del desplazamiento? ¿El monto está dentro del límite legal aplicable a esta categoría de gasto?
Si la respuesta a cualquiera de esas tres preguntas es negativa en el momento del gasto, el problema es mucho más fácil de resolver en ese momento que semanas después cuando el área contable prepara las declaraciones o meses después cuando SUNAT llega con un requerimiento.
La política de transporte y movilidad no es burocracia. Es la diferencia entre deducir correctamente lo que la empresa tiene derecho a deducir, y perder esa deducción por falta de documentación que habría tomado dos minutos completar en el momento correcto.
📞 En Adriazola Consulting diseñamos políticas de gastos de transporte y movilidad para empresas medianas peruanas, revisamos la documentación del ejercicio en curso para identificar qué montos están en riesgo de ser desconocidos por SUNAT, y acompañamos la implementación de los controles correctos. Si tu empresa tiene gastos frecuentes de transporte y movilidad sin una política formal, agenda tu diagnóstico hoy, sin compromiso y con total confidencialidad.
⚠️ Nota: Este artículo tiene fines informativos y de orientación empresarial. Los límites, tasas y referencias normativas mencionados corresponden a la legislación peruana vigente a la fecha de publicación y pueden estar sujetos a modificaciones. Para una evaluación personalizada, consulte con un especialista tributario certificado.
